O que é um quadro branco digital?
Os quadros brancos da sala de conferências são um ícone do escritório moderno, mas essas características do brainstorming têm limitações significativas. Notas adesivas espalhadas são fáceis de colocar no lugar errado, marcadores apagáveis se recusam a funcionar e as equipes rapidamente ficam sem espaço para suas ideias. Os primeiros quadros brancos digitais, quadros físicos com recursos interativos, ainda criam gargalos na criatividade, pois o poder está nas mãos de uma única pessoa no quadro, e não do grupo coletivo.
Os quadros brancos digitais de hoje são baseados em nuvem, fornecendo um espaço virtual para as equipes debaterem e organizarem ideias. Equipes completas podem fazer contribuições simultaneamente, dando voz a todos sem as limitações de espaço físico, gargalos criativos e pilhas de notas adesivas manuscritas.
Sobre o autor
Karl Sun é o cofundador e CEO da Lúcido
Por que usar um quadro branco digital?
Digitais, também chamados de virtuais ou online, os quadros brancos cresceram em popularidade com o aumento do trabalho remoto. A atual pandemia obrigou as equipes a identificar novas formas de inovar, comunicar e colaborar, tornando as plataformas de produtividade online, como os quadros brancos virtuais, essenciais para o trabalho diário.
No entanto, conforme as empresas planejam o futuro de sua força de trabalho, elas precisam se lembrar de que as soluções de quadro branco virtual não resolvem apenas os problemas de colaboração e produtividade para trabalho remoto. Esses aplicativos podem ser fundamentais para manter uma colaboração eficiente e eficaz conforme as equipes voltam ao escritório.
Os quadros brancos digitais são um espaço virtual compartilhado onde as equipes podem não apenas fazer um brainstorming para criar novas ideias, mas também entrar na mesma página para melhorar o alinhamento da equipe e criar planos de ação. Esses aplicativos aumentam a criatividade e incentivam a inovação por meio de recursos como desenho à mão livre, adição de formas e linhas e uma tela infinita, permitindo que as equipes gerem ideias com mais facilidade que impulsionam os negócios. As reuniões se tornam mais dinâmicas quando os membros da equipe podem compartilhar sua voz, oferecendo pensamentos e feedback em tempo real para tudo, desde soluções criativas, mudanças em um roteiro de produto, até mesmo planejamento estratégico para o novo ano.
O que procurar em um aplicativo de quadro branco digital
Embora existam vários quadros brancos digitais disponíveis, você precisa identificar a solução que melhor equilibra as necessidades criativas de suas equipes, maximizando a produtividade por meio de uma síntese rápida e fácil de ideias. Aqui estão alguns recursos a serem considerados ao avaliar o aplicativo de quadro branco online para sua equipe:
Facilitação
Todos nós já participamos de reuniões que perdem o foco rapidamente. As ferramentas de facilitação em quadros brancos virtuais permitem que os líderes de equipe gerenciem com eficácia o trabalho colaborativo, ao mesmo tempo que inspiram a criatividade. Você pode facilmente compartilhar agendas no quadro branco com antecedência para garantir que os membros da equipe estejam preparados, e você pode usar cronômetros para manter as equipes concentradas e maximizar o tempo gasto pensando, coletando feedback e identificando as próximas etapas. Use os recursos de acompanhamento e apresentador que permitem aos facilitadores ajudar as equipes a se reagrupar e focar nos lugares certos dentro do espaço virtual. Os facilitadores também podem aproveitar os recursos de votação e comentários para coletar rapidamente feedback e atribuir prioridades. Muitos quadros brancos digitais também têm a capacidade de convidar pessoas fora de seus usuários conhecidos para oferecer perspectivas criativas adicionais.
Colaboração
A colaboração em tempo real em quadros brancos digitais baseia-se nos benefícios do brainstorming pessoal, ao mesmo tempo que ajuda as equipes a se moverem tão rápido quanto pensam. Adicionar notas adesivas, desenhos e formas é mais rápido em um formato virtual do que em um quadro branco físico. E permitir que todos os participantes trabalhem simultaneamente oferece mais tempo para discussão e análise. Isso também garante que todos tenham voz e compartilhem suas idéias na tela antes de finalizar as decisões. Recursos úteis adicionais a serem procurados incluem coisas como cores atribuídas aos colaboradores para rastrear contribuições individuais e caminhos para fornecer feedback imediato – como reações emoji, comentários e recursos de bate-papo – para manter as pessoas engajadas e permitir que as equipes se alinhem mais rapidamente nas prioridades e nas próximas etapas.
Os quadros brancos virtuais também tornam a colaboração assíncrona possível e eficaz. Os membros da equipe podem participar de quadros brancos compartilhados após uma sessão, adicionando novas idéias e oferecendo comentários em seu próprio tempo. Os históricos de versão permitem revisitar ideias mais antigas e até mesmo trazer aqueles que não podem comparecer a uma reunião a par de uma rápida revisão do quadro. Comentários e notas devem estar acessíveis por meio de um único aplicativo, fornecendo uma plataforma central para as equipes criarem e consultar.
Organização
Um dos maiores benefícios de um quadro branco digital é não ter que passar horas vasculhando notas adesivas, atas de reuniões e e-mails. Em vez disso, essas soluções devem tornar mais fácil para você organizar e sintetizar ideias rapidamente para que suas equipes possam avançar nos planos de ação. Certifique-se de que seu aplicativo permite fácil agrupamento e classificação usando tags, cores, resultados de votação, emojis e outros critérios que tornam possível a classificação e síntese automática. Os modelos e contêineres manuais ou automáticos também podem ajudar os usuários a organizar e categorizar ideias, o que permite aos membros da equipe visualizar padrões rapidamente e identificar novos insights valiosos.
Açao
As equipes podem aproveitar os recursos de análise de quadros brancos digitais para identificar e executar as próximas etapas com mais facilidade. Usando o aplicativo certo, você pode priorizar as ideias organizadas em planos de ação claros. Os facilitadores podem usar comentários e tags para fazer atribuições, e as integrações de software podem facilmente fazer a transição desses itens de ação em fluxos de trabalho existentes. Os membros da equipe podem revisitar e compartilhar o quadro branco virtual com as partes interessadas apropriadas para garantir o alinhamento do projeto em toda a empresa e ao longo do tempo.
Ao procurar maneiras de melhorar a colaboração e a produtividade da equipe, é importante lembrar que os quadros brancos virtuais podem ser uma solução eficaz para trabalho remoto e no escritório. Essas plataformas inspiram a criatividade, automatizam a organização e sintetizam ideias rapidamente, permitindo que as equipes conduzam a inovação sem horas de trabalho administrativo. Passe algum tempo identificando qual quadro branco digital melhor atende às necessidades de sua equipe e observe as faíscas de criatividade começarem a voar!