O que é gerenciamento de projetos? (Redefinido para 2021)
Freqüentemente pensamos no gerenciamento de projetos como um conceito moderno; uma ‘palavra da moda’ que resume nossa obsessão do século 21 com eficiência e organização.
Mas, reduza ao básico, e o essência da eficácia do gerenciamento de projetos existe desde sempre.
Precisamos apenas olhar para algumas das mais antigas – e maiores – conquistas técnicas do mundo. Veja a Grande Pirâmide de Gizé, por exemplo. A maior e mais antiga das três pirâmides do complexo da pirâmide de Gizé que faz fronteira com a atual Gizé, na Grande Cairo, foi construída há mais de 4.500 anos – e ainda permanece praticamente intacta.
Sobre o autor
Este artigo é de autoria de Adam Hayes de Project.co
O fascínio popular ainda abunda sobre como uma estrutura tão enorme foi concluída – não apenas construída, mas construída para resistir ao passar de milhares de anos. E todas as explicações imagináveis foram avançadas – incluindo teorias de conspiração bizarras sobre alienígenas e gigantes, entre outras!
Na realidade, é claro, as pirâmides foram construídas por pessoas: um empreendimento gigantesco em que os trabalhadores (geralmente considerados agricultores egípcios incapazes de cuidar de suas terras devido ao clima adverso) teriam que se comunicar perfeitamente, definir prazos e gerenciar suas cargas de trabalho com organização afiada.
Os chefes precisariam identificar gargalos e recursos para garantir que as coisas continuassem rapidamente e sem atrasos. Os materiais precisariam estar prontos na hora certa para que as pessoas certas os colocassem no lugar certo. E cada pessoa teria que possuir sua própria parte desse processo.
Eles quase certamente não teriam falou sobre Gerenciamento de Projetos. Mas então, como agora, os mesmos princípios guiaram o sucesso de todo o empreendimento.
E quando você reduz tudo ao seu esqueleto, os mesmos princípios básicos regem essencialmente o sucesso (ou fracasso) de cada projeto, antes, desde – e no futuro.
O que é gerenciamento de projetos?
E daí é Gerenciamento de Projetos? Tornou-se uma pergunta surpreendentemente difícil de responder, pois muita complexidade desnecessária foi adicionada ao longo dos anos.
Na verdade, gerenciamento de projetos se tornou um termo incrivelmente amplo, com muitas definições estéreis e sem sentido do tipo “linguagem gerencial”. Parece ter uma linguagem própria, com muitas palavras – mas sem muito significado.
Voltando ao básico, o dicionário define “projeto” como “uma empresa individual ou colaborativa que é cuidadosamente planejada para atingir um determinado objetivo”, enquanto “gestão” é definida como “o processo de lidar com ou controlar coisas ou pessoas”.
Juntando tudo isso, talvez possamos definir o gerenciamento de projetos como o processo de lidar ou controlar coisas ou pessoas, envolvido em uma empresa individual ou colaborativa que é cuidadosamente planejada para atingir um determinado objetivo.
Ou, para simplificar ainda mais, para nos dar o entendimento mais claro possível do que é gerenciamento de projetos: ‘Gerenciar equipes e indivíduos para ajudá-los a atingir um objetivo definido.’
Mas, indo mais longe, sugiro que o ‘gerenciamento de projetos’ é – assim como tudo o que foi dito acima – uma metodologia de lidar com seus projetos que faz a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Quer você esteja criando um vídeo, construindo um site, executando uma campanha de marketing – ou, na verdade, construindo uma pirâmide de 139 metros de altura para abrigar os restos mortais de um faraó morto! – gerenciamento de projetos envolve um punhado de ideias muito pequeno, simples, mas incrivelmente poderoso, que mantém as coisas organizadas, no caminho certo e maximizam as chances de sucesso.
Essas ideias simples são:
- Comunicação de informações importantes
- Organização das cargas de trabalho, capacidade e recursos de pessoas e equipes
- Gerenciamento de tempo e tarefas
- Avaliação contínua do progresso, combinada com …
- Agilidade e capacidade de mudar de direção ao longo do caminho
Em outras palavras, o gerenciamento de projetos trata de responder a perguntas simples e, em seguida, garantir que todas as três sejam executadas. O que? Quando? E como?
Como o gerenciamento de projetos está mudando em 2021?
Portanto, como estabelecemos, gerenciamento de projetos não é um termo particularmente novo e, na verdade, tem sido uma escolha de carreira altamente considerada – e da indústria por si só – por muitos anos.
Uma rápida olhada no Google Trends revela que o interesse no tópico tem sido consistentemente alto na última década.
Normalmente, o gerenciamento de projetos lida com a entrega de ‘grandes’ projetos – particularmente construção e software – onde indivíduos e equipes são empregados especificamente para ‘gerenciar o projeto.’ E isso não é surpresa, quando um grande número de pessoas, grandes somas de dinheiro e enormes pressões de tempo estão em jogo.
Mas, cada vez mais, hoje em dia, metodologias e técnicas semelhantes estão sendo adotadas para gerenciar projetos muito menores. Novamente – estamos vendo que um foco adicional no gerenciamento de projetos é necessário através indústrias, produtos e serviços.
Mas por que seria esse o caso agora, na década de 2020? Você pensaria que, mais do que nunca, os projetos essencialmente se administrariam sozinhos – com toda a tecnologia e vantagens que acumulamos nos últimos anos?
Contra-intuitivamente, em muitos aspectos, o surgimento da tecnologia é exatamente o que criou esse campo minado para as empresas. Com mais ferramentas de software disponíveis para as pessoas se comunicarem e gerenciarem seu trabalho, vem mais escolha. Com mais opções, vem menos uniformidade. E com menos uniformidade vem a inconsistência e a desorganização.
As estatísticas confirmam isso. Estudos sugerem que 96% quase unânimes das pessoas pensam que os negócios com os quais lidam podem melhorar no que diz respeito à comunicação e gerenciamento de projetos, enquanto apenas 17% das pessoas acreditam que seus negócios são extremamente bem organizados – e 8% dizem que é “ruim. ‘
Analisando as experiências individuais específicas, quase três quartos das pessoas lutaram para encontrar arquivos de projetos que foram compartilhados em particular com outras pessoas, enquanto 63% das pessoas perderam uma mensagem ou informação importante que foi para a caixa de entrada de um colega enquanto aquele colega estava ausente.
Tendo como pano de fundo as expectativas altíssimas dos clientes – onde os clientes esperam uma experiência integrada e conectada – as empresas estão sob imensa pressão e, muitas vezes, não conseguem entregar.
Adicione uma boa dose de trabalho remoto – já uma tendência crescente, mas agravada pela pandemia global de 2020 – e as empresas estão realmente se esforçando para atingir a meta de sucesso escalonável e repetível entre pessoas, equipes e projetos.
O gerenciamento de projetos, então – uma versão redefinida e simplificada – precisa desesperadamente emergir como o antídoto para esse caos moderno: uma ‘correção de curso’ das formas individuais de trabalho para algo mais universal e eficiente nas organizações.
Trata-se de assumir projetos desde o início, com foco nos objetivos e requisitos do projeto. Trata-se de dividir esses requisitos em etapas individuais que precisam ser executadas e quando – alocar essas tarefas às pessoas, garantir que sejam concluídas no prazo e reagir o mais rápido possível se as coisas começarem a escorregar. E trata-se de gerenciar esse processo até o fim, com controle de qualidade por toda parte.
5 etapas para uma gestão de projeto eficaz
Portanto, com tudo o que foi dito, o gerenciamento de projetos em 2021 pode ser resumido em 5 etapas essenciais – melhores práticas a serem buscadas, que – se seguidas corretamente – quase garantem a execução bem-sucedida de praticamente qualquer projeto, grande ou pequeno.
1). Definição de metas
Os melhores projetos são claramente definidos desde o início – como definir um destino em um sistema GPS. É um estado de definir de onde você começa, onde você precisa chegar, até quando. Quanto mais clara você puder tornar essa visão desde o início, por meio de especificações, documentação de briefing, visualização e muito mais – melhor.
2). Processos de sistematização
Falamos muito sobre repetibilidade nos negócios e, essencialmente, isso começa com a divisão de todo o projeto nas ‘etapas’ que serão necessárias.
Por exemplo, se você estiver fazendo um vídeo de marketing, precisará escrever um roteiro; crie os gráficos; animar ou filmar o vídeo; adicione música e narração. Cada um destes seria um processo a sistematizar, com elementos próprios que podem ser repetidos, para que possa ser executado sempre.
Criar um plano claro de como seus projetos funcionam é uma grande etapa que agrega um valor enorme ao seu negócio. Claramente, não existem dois projetos exatamente iguais, mas se você definiu claramente as “fases” do seu processo, pode mapear isso e simplesmente alterar seus prazos.
A sistematização dessa forma dá aos gerentes e líderes uma visão geral clara de onde as coisas estão indo e os ajuda a prever a carga de trabalho, identificar problemas de recursos e gargalos para que possam se ajustar ao longo do caminho.
3). Comunicação
Pode ser o número 3 da lista, mas talvez seja o mais importante. A comunicação de informações importantes – tanto com os clientes quanto dentro da sua equipe interna – não é negociável para um gerenciamento de projeto eficaz.
Existem problemas reais (alguns dos quais mencionei anteriormente) com informações em silos que não são compartilhadas centralmente. Muitas pessoas optam por usar o e-mail como sua ferramenta de comunicação preferida, o que tem suas vantagens – mas muitas informações escapam pelas fendas e ficam inacessíveis para as pessoas que trabalham em um projeto.
Se possível, a comunicação deve ser aberta – as mensagens devem estar disponíveis para serem revisadas durante todo o projeto por qualquer pessoa que possa precisar vê-las.
Isso torna realmente importante o uso de um conjunto consistente de ferramentas, garantindo que todas as comunicações tenham um local consistente e possam ser encontradas facilmente.
4). Transparência
Outro fator crucial é a visibilidade. Se todo mundo souber o que todo mundo está fazendo, isso aumenta sua própria compreensão de seu próprio papel e constrói fortes conexões e compreensão em toda a equipe. Isso ajuda a construir um senso de propósito e conexão que é inestimável.
5). Programas
Novamente, é 2021 e isso significa que há tantas opções disponíveis, para comunicação, para gerenciamento de tarefas, para listas de tarefas, para compartilhamento de arquivos, para controle de tempo e tudo mais. Todos terão suas próprias preferências – mas é importante tentar e limitar essa escolha e certificar-se de que a) existem ferramentas claramente definidas para trabalhar em um projeto eb) há uma forte aceitação coletiva para usar essa ferramenta em todo o seu equipe.